Jeg satte meg fore å undersøke om det var gjort noe forskning på området og kommer over en artikkel IBM har publisert på emnet.
http://www.ibm.com/ibm/ideasfromibm/us/email/20081020/IFI_10202008.pdf, lest 10 januar 2009.
I artikkelen leste jeg at de store selskapene globalt som alle bidrar til å forme og holde liv i webben, har opprettet en gruppe som heter Information Overload Research Group eller IORG (
www.iorg.org ).
IORG er en gruppe som har satt seg fore å finne løsninger på problemet, noe som jo kan være en kompleks sak. En ting er at vi drukner i informasjon men for å få til en endring må samtidig være villig til å endre på hvordan vi bruker e-mail. En kort liste med tips jeg kom over på IORG sine sider er i grunnen masse gullkorn kokt ned til noen får punkter
DIsse er fritt oversatt fra
http://www.iorgforum.org/TipsArchive.htm
- Hvor mange ganger har ikke du angret akkurat i det du trykket på Send knappen? Jeg vet jeg har gjort det flere ganger. Du kan gi deg selv en angremulighet ved å endre en innstilling i Outlook som vil sørge for at all utgående mail havner i Sent boksen og blir liggende en stund før de blir sendt av gårde.
- Hvis mulig, send e-post som inneholder kun tema slik at mottaker slipper å åpne mailen. Husk i så fall å avslutte temalinje med< EOM> , som betyr End of Message. Det kan være viktig for at meldingen slipper gjennom SPAM filter som sjekker f. eks om mail er tom (selve meldingsområdet).
- Opprett en folder som tømmer seg selv etter 5 uker f. eks. Denne folderen kan du bruke til mail du er usikker på om du skal slette. Det kan være e-post du kanskje ikke trenger men som kan være grei å ha i tilfelle avsender ringer for å følge opp meldingen noen dager etter at den ble sendt.
- Slå av funksjonen som konstant popper opp og melder om ny mail. Slik slipper du å bli avbrutt hele tiden og kan velge når du ønsker å behandle mail.
- Sett av tid for e-mail. Slik vil du kunne ha fokus på en ting om gangen og mail er jo i grunnen ikke annet enn en oppgave.
- Begrens dette med cc og "Svar til alle". I de bedrifter jeg har vært er det ofte en uting at man sender mail med kopi til en masse folk. Det er en ukultur som har oppstått der jeg misstenker det er for å legge press på mottaker. Typisk er meldinger der man spør om en er ferdig med en oppgave med kopi til avdelingsleder, bedriftsleder ++
- Vær konkret og skriv korte meldinger